Üzleti folyamat automatizálás

Mindegyik folyamatnál leírjuk, mi indítja, mit csinál a rendszer, és ki kap értesítést. A példák a saját termékeinkből valók.

• 01

  Okmány- és lejárat-figyelés

  Indítja: a napi ellenőrzés. A rendszer végignézi a jármű- és sofőrdokumentumok lejárati dátumát, és 30 napos előrejelzéssel jelez. Értesítést kap: a felelős munkatárs e-mailben, heti áttekintővel (SimpliFleet).

• 02

  Bérzárás előtti ellenőrzés

  Indítja: a bérzárás előtti ellenőrzés futtatása. A rendszer ellenőrzi a napi munkaidőt (Mt. 99. §), a napi pihenőidőt (Mt. 104. §), a heti pihenőt (Mt. 105. §), a túlóraküszöböt, a jóváhagyatlan íveket, a hiányzó jelenléti adatot és a negatív szabadságegyenleget. Értesítést kap: a bérszámfejtésért felelős, riportban (SimpliTime Bérkontroll).

• 03

  Többszintű jóváhagyás

  Indítja: a beadott jelenléti ív vagy szabadságkérelem. A rendszer a beállított egy- vagy kétszintű rend szerint a jóváhagyóhoz irányítja, projektenként eltérő jóváhagyóval. Értesítést kap: a soron következő jóváhagyó.

• 04

  Automatikus zárás

  Indítja: az időzítés vagy a hónap vége. A SimpliFleetben óránként fut az automatikus projektzárás, napi összefoglaló e-mail mellett. A SimpliTime-ban a lezárt hónap bejegyzései már nem módosíthatók. Értesítést kap: a felelős vezető.

• 05

  Értesítés szerepkör szerint

  Indítja: egy esemény, például új feladat vagy jóváhagyás. A rendszer sorba állítja az e-mailt és a push-üzenetet, és a szerepkörnek megfelelő címzetthez küldi. Értesítést kap: a megfelelő szerepkör (APNs, FCM, e-mail).

• 06

  Változásnapló

  Indítja: minden módosítás. A rendszer rögzíti, ki, mikor és mit változtatott. Értesítést kap: senki külön, a napló viszont bármikor visszakereshető ellenőrzéskor vagy vita esetén.

• 07

  Dokumentumgenerálás

  Indítja: a rögzített járatadat. A rendszer elkészíti a teljesítésigazolást PDF vagy DOCX formátumban, és a megrendelő lapot PDF-ben. Értesítést kap: az ügyintéző, aki a dokumentumot kiküldi (SimpliFleet).

• 08

  Kitöltés munkarendből

  Indítja: a dolgozó beállított munkarendje. A rendszer előtölti a jelenléti adatot, a dolgozó csak az eltérést javítja. Értesítést kap: a dolgozó és a jóváhagyó (SimpliTime).

• 09

  Adatátadás a könyvelőnek

  Indítja: a lezárt hónap. A rendszer a jóváhagyott adatot a megadott oszlopszerkezetű XLSX vagy CSV fájlba írja, és exportnaplóba rögzíti. A fájl automatikus továbbítása a könyvelőnek egyedi fejlesztéssel építhető. Értesítést kap: a bérszámfejtő vagy a könyvelő.

Ha az adat másik rendszerbe is továbbmegy, a vállalati rendszerintegráció oldalon a kapcsolódási módokat találja.

A Power Automate, a Make és a Zapier jó eszköz, ha a feladat egyszerű. A döntést az segíti, ha a folyamatot néhány szempont szerint végignézi.

Lépések száma

No-code: néhány lépés, egyenes lefutás. Egyedi: sok lépés, elágazással és kivételekkel.

Kapcsolt rendszerek

No-code: szabványos felhőalkalmazások, amelyekhez kész csatlakozó van, például e-mail, megosztott mappa, táblázat. Egyedi: saját adatmodell és saját adatbázis.

Szabályok

No-code: egyszerű feltételek. Egyedi: magyar jogszabályi szabályok, például a munkaidő és a pihenőidő ellenőrzése.

Naplózás

No-code: elég a lefutások alapnaplója. Egyedi: minden módosításról auditnapló kell, szerepkörönként.

Felhasználók

No-code: néhány fős csapat, amely a folyamatot maga is karbantartja. Egyedi: sok felhasználó, eltérő jogosultsággal, cégenként elkülönített adatokkal.

Karbantartás

No-code: a saját munkatárs módosítja a folyamatot. Egyedi: a fejlesztő csapat gondozza, teszteli és követi a jogszabályváltozást.

Ha a folyamatára inkább a no-code leírások illenek, kezdje a kész eszközzel, az gyorsabb és olcsóbb út. Ha inkább az egyedi oldal jellemzői, érdemes velünk egyeztetni. A kettő együtt is működhet: ahol a rendszer API-t ad, a no-code eszköz is kapcsolódhat hozzá. A projekt menetéről az egyedi szoftverfejlesztés oldalon olvashat.

Melyik folyamat éri meg az automatizálást?

Amelyik gyakran ismétlődik, szabállyal leírható és határidőhöz kötött.

Mi marad az embernél?

A jóváhagyás és a kivételek elbírálása. A rendszer előkészít és figyelmeztet.

Követhető, mit csinált a rendszer?

Igen, minden lefutást és módosítást naplózunk.

Mit kell előkészíteni az első beszélgetésre?

Melyik folyamatot végzik ma kézzel, milyen gyakran, és mi a szabály, amely alapján döntenek.